Microsoft Access

Ini adalah logo dari Microsoft Access

Dasar-Dasar Microsoft Access

Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah data base yang canggih yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah.

Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access diantara dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya.

Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Taskbar Windows 95 – 2000 yaitu dimulai dengan tombol Start -> Program -> Program MS-Access. LEMBAR KERJA MS- ACCESS

Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base baru dengan dua cara : 1. Blank Access Database

2. Access database Wizards

Membuka File Database

Membuka file database Ms.Access berarti membuka file yang pernah dibuat dan disimpan. Selain membuka jendela database yag pernah dibuat, bisa membuka jendela database baru yang masih kosong dengan cara : Klik menu file, plih New atau pada Toolbars klik tombol new. Apabila membuka jendela database baru maka jendela database yang terbuka sebelumnya akan ditutup karena pada Ms.Access tidak dapat membuka lebih dari satu file database.

Untuk membuka file database dapat menggunakan salah satu cara berikut : 1. pilih file -> open dari menu bar

2. Klik tombol open yang ada pada bagian toolbars pada database

3. Tekan tombol shortcut key, Ctrl + O

Menutup File Database

Bila telah selesai bekerja dengan file database Ms.Access maka sebelumnya menutup file, simpan seluruh data yang pernah dibuka. Untuk menutup file database, menggunakan langkah berikut : 1. Klik file, close pada menu bar

2. Tekan tombol kombinasi shortcut key ctrl + F4 atau ctrl + W

3. Klik icon close pada menu bar dibagian sudut kanan atas dari jendela database.

Menutup Program Ms.Access

Menutup program Ms.Access berarti keluar dari program Ms.Access. Untuk keluar dari program Ms.Access dapat dilakukan dengan salah satu langkah berikut : 1. klik file, exit pada menu bar

2. Tekan tombol kombinasi shortcut key, Alt + F4

3. Klik icon close pada title bar dibagian sudut kanan atas dari jendela database.

Mempersiapkan Aplikasi Ms.Access

Proyek membuat Program Penerimaan Siswa Baru

1. Buka aplikasi Ms.Access

2. Klik file new

3. Pilih Blank database

4. Create nama file database

Setelah mengisi nama database, bisa langsung mengklik tombol create atau menekan tombol enter.

Membuat Tabel

Untuk membuat tabel ada 3 cara yaitu :

1. Create table in design view 2. Create table by using wizard 3. Create table by entering data

Pada saat ini hanya membuat tabel dengan cara yang pertama yaitu Create table in Design View.

Langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. Tampilan awal create table in design view

2. Klik 2x create table in design view sehingga terbuka jendela Ket. 1. Field Name

Fungsinya untuk memasukkan nama-nama field dari suatu tabel. 2. Data type

Berbagai macam tipe data yang ada di Access sebagai berikut : a. Text, merupakan tipe data yang sering digunakan (alfabetic dan numeric). Panjang maksimumnya 255

b. Number, hanya digunakan untuk menyimpan data numerik

c. Date/Time, digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam panjang maksimumnya 8 karakter.

d. Memo, mampu menampung nilai sampai 65535 karakter.

e. Currency, sering digunakan untuk nilai mata uang

f. AutoNumber, berisi angka urut yang sudah ditetapkan oleh Access yang muncul secara otomatis dan nilainya tidak dapat diubah.

g. Yes/No, berisi 2 nilai saja yaitu Yes/No atau True/False dn On Off

h. OLE object, digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar, suara dan sbb.

i. Hypelink, gabungan dari teks dan numerik yang disimpan dalam bentuk teks. Digunakan untuk menyimpan pointer ke situs web.

j. Lookup wizard, untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain/list box atau combo box. 3. Description

Sebagai keterangan yang akan mempermudah dalam memahami filed name.

a. Masukkan nama-nama filed b. Tentukan primary key c. Setelah itu klik close pada pojok kanan atas d. Klik yes, lalu beri nama tabel kemudian klik Ok. e. Hasil dari pembuatan tabel tersebut di atas.

Menentukan Primary Key

Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu field, langkah berikut :

1. Pilih dan klik tabel yang diinginkan ubah primary key-nya 2. Klik tombol toolbar design 3. Pilih dn klik nama field yang ingin dijadikan primary key 4. Pilih dan klik menu Edit, primary key atau klik tombol toolbar primary key. Menambah Field

1. Buka file, pilih table daftar 2. Pilih design view, sisipkan field baru caranya sama dengan membuat field pertama kali 3. Klik field ket, klik menu insert, rows 4. Masukkan nama field baru 5. Kemudian klik close dan save Ok.

Menghapus Record

Menghapus satu atau lebih record dalam tabel pada tampilan data sheet view. prosedur yang dilakukan adalah : 1. Di dalam jendela data sheet pilih record yang ingin dihapus dan berikan slaah satu perintah berikut : - Pilih perintah delete dari menu edit. Tekan tombol delete record pada bagian toolbar atau, - Tekan tombol del yang ada di keyboard, atau... - Klik kanan record yang ingin dihapus dari daftar pilihan menu yang tampil pilih perintah delete record. 2. Setelah melakukan salah satu perintah diatas maka akan tampil kotak konfirmasi pilih Yes apabila benar-benar ingin menghapus Record dan tombol No apabila membatalkan proses penghapusan. Membuat Queries

Query bisa diartikan sebagai pernyataan atau permintaan untuk memproses table yang ada. Cara membuat query ada 2 yaitu : 1. Create query in design view 2. Create query by using wizard Pada saat ini akan dibahas untuk membuat query dengan cara yang pertama, yaitu Create query in Design View.

Langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. Klik queries pada bagian objects 2. Klik 2x Create query in Design View sama seperti membuat table. 3. Pilih nama table dalam daftar Show Table kemudian klik Add 4. Klik 2x nama field yang ada pada table daftar sehingga nama-nama field tersebut tersimpan dalam daftar queries. 5. Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas.

Membuat Form Untuk menghasilkan tampilan yang lebih komunikatif, maka dibutuhkan suatu interface yang dapat membantu pengguna/operator dalam menjalankan suatu program aplikasi. Salah satu interface yang disediakan oleh Ms.Acess adalah Form. Cara membuat form ada 2 yaitu :

1. Create form in design view 2. Create form by using wizard Pada saat ini kita akan mempelajari cara membuat form dengan Create form by using wizard. Langkah-langkahnya :

1. Klik Form pada objects 2. Klik 2x Create form by using wizard 3. Pada tables/queries pilih table : daftar kemudian pindahkan semua field available field ke selected field dengan menekan tombol >> 4. Kemudian klik Next Pada tampilan berikut dapat memilih diantara beberapa alternatif untuk dipakai sebagai bentuk tampilan form. Misalnya memilih sandstone 5. Kemudian pilih next 6. Berikan nama form yang akan dibuat, kemudian klik finish. Input Data Record

Setelah mengikuti ketentuan dalam membuat table, langkah selanjutnya adalah memasukkan data Record, yang dilakukan dengan melalui jendela Data Sheet View dari sebuah table. Selain itu dapat juga dilakukan proses Edittng data yaitu proses penambahan data record, memindah data Record, menyalin Data Record ataupun menghapus data record.

Prosedur yang dilakukan untuk menginput data adalah sebagai berikut :

1. Pada jendela database pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin dimasukkan.

2. Buka jendela Data sheet dari tabel tersebut dengan langkah :

a. Tekan tombol icon open pada area kerja kemudian tekan tombol enter b. Klik ganda pada nama tabel c. Klik kanan pada nama tabel dan pilih perintah open dari menu yang tampil. 3. Setelah menjalankan salah satu perintah trsebut maka akan tampil jendela data sheet dari tabel yang masih kosong. 4. Kemudian dapat langsung memasukkan data record sesuai dengan tatanan yang telah dibuat pada jendela design view.

Mengecek Hasil Entry Data

Setelah data dimasukkan, dilakukan pemerisaan proses pemindahan dan pemasukkan data apakah sesuai dengan prosedur atau instruksi kerja. Memilah hasil pemindahan dan pemasukkan data sesuai dengan prosedur dan instruksi kerja. Mengidentifikasi keberhasilan pemindahan dan pemasukkan data ke dalam program database dari file data ke media penyimpanan data.

Mengisi Check List Entry Data

Mengidentifikasi langkah-langkah operasional dan keberhasilan proses pemindahan dan pemasukkan data.

Mengatur design repot dalam sebuah lembar kerja preview. Mengubah teks-teks yang terdapat didalam lembar kerja design tersebut agar menjadi diskriptif dan memindahkan label sehingga dapat tampil sejajar dengan ctrl - ctrl yang lain. Menambah beberapa informasi lain dibagian Footer.

Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka Access (form, report, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC.

ini ada video Tutorial Microsoft Access 2007